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Protocollo e conservazione documentale

Responsabile
Cristina Dalla Longa
Sede
Via dell'Artigliere, 8 Verona
Telefono
Protocollo 045 8028301 - URP 045 8028538
Fax
045 8028568
ufficio.protocollo@ateneo.univr.it
 
Posta Elettronica Certificata (PEC)
ufficio|protocollo*pec|univr|it <== Sostituire il carattere | con . e il carattere * con @ per avere indirizzo email corretto.

Attività

ATTIVITA' UFFICIO PROTOCOLLO  E CONSERVAZIONE DOCUMENTALE
L’Ufficio Protocollo e Conservazione Documentale si occupa delle attività connesse alla amministrazione, gestione, tenuta, reperibilità, conservazione dei documenti digitali ed analogici dell’Ateneo, attraverso il Sistema di Protocollo Informatico adottato dall'Università di Verona denominato “Titulus”.
1. L’Ufficio Protocollo e Conservazione Documentale  in qualità di Amministratore Unico del Sistema di Protocollo Informatico Titulus:
  • delinea le attività finalizzate alla formazione, classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti gestiti attraverso il Sistema Titulus;
  • crea “profili” in Titulus per ogni utente per il quale il responsabile della struttura di afferenza richieda l’abilitazione all’utilizzo del protocollo informatico;
  • crea, modifica e aggiorna la struttura organizzativo gerarchica di Titulus, sulla base degli atti organizzativi interni;
  • si occupa della dematerializzazione documentale finalizzata alla creazione di documenti nativi, digitali nell’ambito del Sistema di Protocollo Informatico Titulus, attraverso:
1.a. analisi del flusso documentale e delle tipologie di documenti da sottoporre a firma digitale;
1.b. analisi delle tipologie di firma digitale/elettronica utilizzabili in/con Titulus;
1.c. mappatura dei procedimenti con l’utilizzo della funzione di Work Flow,in relazione allo schema organizzativo dell'Ateneo;
1.d.creazione di materiale didattico per l'utente da utilizzare per la formazione;
1.e.creazione in Titulus di profili da utilizzare nel Work Flow dei procedimenti;
1.f. monitoraggio delle operazioni di creazione di Work Flow di procedimenti in ogni fase di utilizzo della funzione oggetto di analisi.
  • cura e predispone la richiesta preventiva di scarto della documentazione amministrativa che le singole UOR/RPA dei procedimenti provvedono poi a compilare e trasmettere agli enti di competenza;
  • valuta la necessità di adottare versioni aggiornate del Sistema di Protocollo Informatico Titulus;
  • vigila sul funzionamento del Sistema di Protocollo Informatico Titulus al fine di garantire che le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni normative;
  • cura la redazione e l’aggiornamento del Manuale di Gestione dei Documenti nel Sistema di Protocollo Informatico;
  • attiva il Registro di Emergenza, in caso di mancato funzionamento del Sistema del Protocollo Informatico Titulus;
  • segnala al gestore del Sistema Titulus anomalie di funzionamento richiedendo interventi correttivi.
2. L’Ufficio Protocollo e Conservazione Documentale e il Servizio Posta - sono preposti a ricevere per conto di tutte le strutture dell’Ateneo i documenti comunque formati destinati all’Università di Verona.
L’Ufficio Protocollo e Conservazione Documentale attraverso il Sistema di Protocollo informatico Titulus ha la responsabilità della ricezione e della registrazione in qualità di protocolli in arrivo, di tutti i documenti comunque formati inviati all’Ateneo e così facendo:
2.a. dà avvio al procedimento amministrativo ad essi collegato;
2.b. assegna il documento comunque formato all’Unità Organizzativa Responsabile (UOR)ed al relativo Responsabile Unico del Procedimento Amministrativo (RPA);
2.c. cura la produzione di repertori dell’Albo Ufficiale di Ateneo e ne gestisce la pubblicazione all’Albo Unico di Ateneo.

3. L’Ufficio Protocollo e Conservazione Documentale:
  • conserva l’archivio dei repertori, prodotti in forma analogica, relativi alle pubblicazioni sull’Albo Ufficiale di Ateneo;
  • conserva l’archivio dei documenti e repertori, prodotti in forma analogica, a firma del Rettore-Direttore Generale.
ATTIVITA' SERVIZIO POSTA
Il Servizio Posta dell’Università di Verona - aperto lunedì e mercoledì dalle ore 8.00 alle ore 17.30, martedì e giovedì dalle ore 8.00 alle ore 15.12 - si occupa di gestire la corrispondenza analogica dell’Ateneo.
POSTA IN ARRIVO: tutta la corrispondenza destinata all’Ateneo di Verona è consegnata al Servizio Posta sito a Verona in Via Dell’Artigliere n. 8.
SERVIZIO DI POSTA INTERNA: la corrispondenza in arrivo dall’esterno e dall’interno dell’Ateneo viene trasmessa agli uffici che ne sono destinatari dal Servizio Posta attraverso la Società "Verona 83".

 ATTIVITA' DEL  DELEGATO DEL SISTEMA DI CONSERVAZIONE DENOMINATO "CONSERVA"
L'Università di Verona ha scelto di affidare integralmente il Sistema di Conservazione dei Documenti Informatici a soggetto esterno all’Ente, mediante contratto di servizio e relativi accordi di versamento.
Il Responsabile della Direzione Sistemi Informativi e Tecnologie, assume il ruolo di Responsabile del Sistema di Conservazione.
A. Il Sistema di Conservazione assicura il trattamento e la conservazione dei documenti informatici sottoscritti con firma digitale dal momento della presa in carico fino all'eventuale scarto.
a.1. I documenti informatici sono conservati tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie che ne garantiscono le caratteristiche di qualità, sicurezza, immodificabilità, autenticità, integrità, affidabilità, legittimità, reperibilità, accessibilità, riutilizzabilità, validità della firma elettronica-digitale nel tempo, indipendentemente dall'evolversi del contesto tecnologico.
a.2. Il Sistema di Conservazione dei documenti informatici sottoscritti con firma digitale, assicura trattamento, conservazione, reperibilità ed esibizione dei documenti informatici e delle loro eventuali aggregazioni, dal momento della presa in carico degli stessi fino dell’eventuale scarto ed eliminazione.
B. Il Responsabile dell’Ufficio Protocollo e Conservazione Documentale, in qualità di  Delegato del Sistema di conservazione “Conserva”, svolge le seguenti attività:
b.1. Definisce in collaborazione ai Responsabili dei Procedimenti Amministrativi dell’Ateneo il contenuto degli Accordi di Versamento.
b.2. Invia ad approvazione per ogni tipologia di documento informatico da inviare al Sistema di Conservazione,  un Accordo di Versamento che descrive le caratteristiche dell’atto da conservare, i tempi di conservazione, le modalità di esibizione e le modalità di trasferimento del pacchetto dal produttore al conservatore.
b.3. Effettua le operazioni di versamento dei documenti informatici, ove tale funzione non sia svolta dai sistemi informatici convolti.


Personale dell'Unità Operativa

Eddy Donatelli
Incarichi presso l'amministrazione:  Appartenente all' Unità operativa
E-mail:  eddy|donatelli*univr|it <== Sostituire il carattere | con . e il carattere * con @ per avere indirizzo email corretto.
Telefono:  045 8028284
Fax:  045 8028411

Elena Marazzi
Incarichi presso l'amministrazione:  Ufficio Protocollo
E-mail:  elena|marazzi*univr|it <== Sostituire il carattere | con . e il carattere * con @ per avere indirizzo email corretto.
Telefono:  045/8028499
Fax:  045/8028568

Elisa Mazzoni
Incarichi presso l'amministrazione:  Appartenente all' Unità operativa
E-mail:  elisa|mazzoni*univr|it <== Sostituire il carattere | con . e il carattere * con @ per avere indirizzo email corretto.
Telefono:  045/8028301
Fax:  045/8028568

Giovanna Valletta
Incarichi presso l'amministrazione:  Appartenente all' Unità operativa
E-mail:  giovanna|valletta*univr|it <== Sostituire il carattere | con . e il carattere * con @ per avere indirizzo email corretto.
Telefono:  045 8028284

Dove siamo


I contenuti di questa pagina sono di responsabilità della struttura:
Unità operativa Protocollo e conservazione documentale.
Per eventuali chiarimenti si faccia riferimento a: Cristina Dalla Longa




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