1. Segreteria Rettore, Prorettore, Delegati
- Organizzazione
- Staff Unificato Rettorato e Direzione Generale
- 1. Segreteria Rettore, Prorettore, Delegati
L’Ufficio di Segreteria del Rettore - Prorettore - Delegati garantisce il coordinamento complessivo, sotto il profilo amministrativo e gestionale, delle attività presidiate all’interno dello staff del Rettore e il raccordo con interlocutori interni ed esterni del Rettore e con il Direttore Generale, facilitando il flusso delle informazioni ed i collegamenti tra il rettorato, il team dei delegati e la direzione generale.
- Presidia le attività istituzionali connesse con l’esercizio delle funzioni di Rettore:
- gestione della corrispondenza cartacea in arrivo e in partenza, filtro e gestione delle caselle di posta elettronica e delle comunicazioni telefoniche;
- gestione dell’agenda del Rettore e pianificazione degli impegni istituzionali;
- raccolta documenti degli uffici e delle strutture dell’Ateneo per la firma, gestione dei processi di firma digitale;
- organizzazione e gestione pratiche amministrative delle missioni istituzionali del Rettore;
- supporto operativo nella organizzazione di incontri di lavoro, coordinamento degli interlocutori coinvolti, istruzione dei contenuti;
- gestione rapporti con istituzioni, enti nazionali, regionali e locali. Supporta l’attività istituzionale e di rappresentanza del Prorettore e dei Delegati:
- supporto organizzativo a Prorettore e Delegati mediante gestione delle comunicazioni telefoniche e della posta elettronica;
- pianificazione agenda relativa agli incarichi assunti e gestione dei relativi flussi documentali;
- gestione pratiche amministrative delle missioni e delle mobilità del Prorettore e dei Delegati;
- gestione dei rapporti tra il Rettore, Direttore Generale ed il team dei Delegati.
- Pianifica le attività gestionali ed amministrative di segreteria:
- gestione della istruttoria per la concessione del patrocinio e gestione del sigillo;
- designazioni di competenza del Rettore in organi/enti esterni all’Ateneo;
- stesura formale degli atti di competenza;
- coordinamento e aggiornamento adempimenti connessi a sicurezza e privacy;
- gestione archivio corrente e di deposito per flussi documentali riservati;
- pianificazione processi dell’Ufficio e definizione obiettivi del personale;
- gestione dei principali istituti contrattuali, sotto il profilo amministrativo, del personale assegnato alla SUR (ferie, permessi, presenze-assenze, mobilità, partecipazione a gruppi di lavoro, straordinario, buoni pasto);
- gestione dell’agenda delle prenotazioni per l’utilizzo delle sale presso la sede del Rettorato, organizzazione allestimento e disallestimento in collaborazione con il personale di portineria e con i tecnici informatici per gli apparati audiovisivi;
- gestione servizio autisti del Rettorato.
- Gestisce le attività in collaborazione e coordinamento con gli altri Uffici dell’amministrazione:
- nomine non elettive del Rettore;
- monitoraggio attuazione delibere organi collegiali e atti/iniziative promossi dal Rettore;
- gestione lauree honoris causa (verifica requisiti e supporto agli organi per istruttoria);
- supporto alla gestione dei rapporti convenzionali con l’AOUI e con altri Presidi Ospedalieri per gli aspetti connessi all’attività assistenziale (apicalità strutture assistenziali, inserimento in assistenza docenti, assegnisti, dottorandi) e per la formazione specializzandi;
- collaborazione alla gestione del cerimoniale in occasione di manifestazioni, nonché dell’accoglienza in occasione di visite ufficiali di esponenti politici, di Governo e istituzionali;
- attuazione iniziative di comunicazione decise dal Rettore e dalla governance;
- supporto nella concessione degli spazi universitari ad associazione studentesche e soggetti esterni;
- supporto alla gestione del servizio accoglienza e informazioni;
- gestisce la concessione delle aule a strutture interne e a realtà esterne.
Servizi gestiti da 1. Segreteria Rettore, Prorettore, Delegati
- Responsabile
- Paola Poiesi
- Sede
- Via dell'Artigliere, 8 Verona
- Telefono
- +39 045 8028252
- Telefono
- +39 045 8028352
- Fax
- +39 045 802 8254
- rettore@ateneo.univr.it
- ufficio.protocollo@pec.univr.it