1. Segreteria Rettore, Prorettore, Delegati

L’Ufficio di Segreteria del Rettore - Prorettore - Delegati garantisce il coordinamento complessivo, sotto il profilo amministrativo e gestionale, delle attività presidiate all’interno dello staff del Rettore e il raccordo con interlocutori interni ed esterni del Rettore e con il Direttore Generale, facilitando il flusso delle informazioni ed i collegamenti tra il rettorato, il team dei delegati e la direzione generale.
  • Presidia le attività istituzionali connesse con l’esercizio delle funzioni di Rettore:
    • gestione della corrispondenza cartacea in arrivo e in partenza, filtro e gestione delle caselle di posta elettronica e delle comunicazioni telefoniche;
    • gestione dell’agenda del Rettore e pianificazione degli impegni istituzionali;
    • raccolta documenti degli uffici e delle strutture dell’Ateneo per la firma, gestione dei processi di firma digitale;
    • organizzazione e gestione pratiche amministrative delle missioni istituzionali del Rettore;
    • supporto operativo nella organizzazione di incontri di lavoro, coordinamento degli interlocutori coinvolti, istruzione dei contenuti;
    • gestione rapporti con istituzioni, enti nazionali, regionali e locali.  Supporta l’attività istituzionale e di rappresentanza del Prorettore e dei Delegati:
    • supporto organizzativo a Prorettore e Delegati mediante gestione delle comunicazioni telefoniche e della posta elettronica;
    • pianificazione agenda relativa agli incarichi assunti e gestione dei relativi flussi documentali;
    • gestione pratiche amministrative delle missioni e delle mobilità del Prorettore e dei Delegati;
    • gestione dei rapporti tra il Rettore, Direttore Generale ed il team dei Delegati.
  • Pianifica le attività gestionali ed amministrative di segreteria:
    • gestione della istruttoria per la concessione del patrocinio e gestione del sigillo; 
    • designazioni di competenza del Rettore in organi/enti esterni all’Ateneo; 
    • stesura formale degli atti di competenza; 
    • coordinamento e aggiornamento adempimenti connessi a sicurezza e privacy; 
    • gestione archivio corrente e di deposito per flussi documentali riservati; 
    • pianificazione processi dell’Ufficio e definizione obiettivi del personale; 
    • gestione dei principali istituti contrattuali, sotto il profilo amministrativo, del personale assegnato alla SUR (ferie, permessi, presenze-assenze, mobilità, partecipazione a gruppi di lavoro, straordinario, buoni pasto); 
    • gestione dell’agenda delle prenotazioni per l’utilizzo delle sale presso la sede del Rettorato, organizzazione allestimento e disallestimento in collaborazione con il personale di portineria e con i tecnici informatici per gli apparati audiovisivi;
    • gestione servizio autisti del Rettorato. 
  • Gestisce le attività in collaborazione e coordinamento con gli altri Uffici dell’amministrazione: 
    • nomine non elettive del Rettore;
    • monitoraggio attuazione delibere organi collegiali e atti/iniziative promossi dal Rettore; 
    • gestione lauree honoris causa (verifica requisiti e supporto agli organi per istruttoria); 
    • supporto alla gestione dei rapporti convenzionali con l’AOUI e con altri Presidi Ospedalieri per gli aspetti connessi all’attività assistenziale (apicalità strutture assistenziali, inserimento in assistenza docenti, assegnisti, dottorandi) e per la formazione specializzandi; 
    • collaborazione alla gestione del cerimoniale in occasione di manifestazioni, nonché dell’accoglienza in occasione di visite ufficiali di esponenti politici, di Governo e istituzionali;
    • attuazione iniziative di comunicazione decise dal Rettore e dalla governance; 
    • supporto nella concessione degli spazi universitari ad associazione studentesche e soggetti esterni;
    • supporto alla gestione del servizio accoglienza e informazioni; 
    • gestisce la concessione delle aule a strutture interne e a realtà esterne. 

Servizi gestiti da 1. Segreteria Rettore, Prorettore, Delegati

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Paola Poiesi
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E-mail
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